転職が決まり新しい気持ちで入社日を迎えたことはいいのですが、前任の方が短い期間で退職してしまって、仕事内容が分からなかった、という悩みは少なくはありません。
ここで新しい会社や職場に文句を言って、また退職してしまうか、それともしばらく頑張るかは、その人の心構え次第ではないでしょうか?
私も以前同じような経験があったのですが、なんとか10年近く勤務しています。
今回はどこの会社にもある経理や総務事務について、何も経験がない状態からどうやって仕事を覚えていくかを解説したいと思います。
シングルマザーの転職については、こちらの記事も併せて読んでみてください。
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引継ぎが十分でなかった対処法～バックオフィスの仕事編～
新しい会社の採用活動、また、前任の方の産休が近かったり、引っ越しが近いなど、前任の方と同時に会社に在籍する期間が短いという最悪なタイミングはどこにもありますよね。
また細かい経理や給与計算の業務なら、過去の帳簿や書類を見ていてもさっぱり分からないという事があります。
小さな会社なら、直属の上司が経営者の方という場合も多く、あまり経理や労務関係について詳しくなく、資格を持っていればできるだろうと思われている方も多いようです。
例えば、健康保険の保険証については、不正防止のため退職したり扶養から外れたときは保険証を返さなくてはならないのですが、使わないからといって自分で処分してしまった、という方もおられます。
全く経験のない仕事を任された、という時にどう対処すればいいのか、今回は私の取った方法を紹介します。
直接専門の方に聞く体制を作る。
毎日の経理業務、また社会保険の仕組みについては、まずは会社が委託している会計事務所や税理士の方に直接何を用意すればいいか聞く体制を取りましょう。
上司に会計事務所、税理士に委託してもらうようにお願いする。
入社して早いうちに、その会社の担当税理士さんに必要な書類を聞きます。
ここは前任の方が残してくれた資料を見てもいいのですが、それでもどうしてその処理を下のかなど、分かりにくいところもあります。
ましてや、すべての書類に目を通すことも大変ですよね。
また、サポートが充分にあり、入力しやすい会計ソフトを導入してもらうという方法もあります。
分からないところは、各提出先で聞く。
税務関係や定時決定、年度更新など、1年に1回提出が必要な仕事については、その書き方や方法を直接各労働局や年金事務所に積極的に聞きに行きましょう。
従業員の状況は過去に前例のない保険の受取などもありますし、また、前任の方が在籍していたころと法制度が変わり、申請の仕方や用意する添付書類が変わっているということもあるからです。
事務手続きのPDFや冊子を集めておく。
社会保険の事務手続きについては、日本年金機構のホームページからダウンロードできます。
また、申請書の記入例などもホームページに載っているので、その都度調べることもできます。
日本年金機構のホームページはこちらから
雇用保険関係の書類については、ハローワークや労働局に事務手続の冊子が配られているので、お近くのハローワークへ貰いに行きましょう。
講習会に参加する。
社会保険の定時決定、労働保険の年度更新、年末調整などは毎年講習会が開催されています。
各保険の適用事業所になっていれば、その時期に案内が届くでしょう。
一度は参加して、その方法を勉強するのもいいですね。
給与計算などの流れをつかめる、おすすめの本。
私がいつも机の中に置いていて、分からなくなったときに読んでいる本を紹介します。
この本は、社会保険の事務手続きについて1年の流れを知ることができるので、一度目を通したあとに手元に置いておくと、従業員からその都度質問されたときなどすぐに答えることができます。
分からない時に検索する、おすすめサイト。
Yahoo知恵袋など、有名な質問回答のサイトも利用できますが、あまり信ぴょう性のないものも多くありますよね。
専門的な項目は、専門のコミュニティサイトを利用したほうがいいでしょう。
おすすめは、「総務の森」です。
入社当時からいつもお世話になっているサイトです！
細かい勘定科目の質問なども多くあるので、質問しやすいですね。
引継ぎが十分でなかったときにはどうすればいいか、共通して言えること。
今回は、私が携わっている経理、総務の仕事について紹介しました。
ただ、他の業務についても、共通して言えることがあるのではないかと思います。
それは全体的な流れをつかみ、自分の仕事がどこに役立っているのかを明確にする、ということです。
もし前任の方が丁寧に受け持つ仕事を教えてもらったとしても、その全体的な流れを理解していないと、イレギュラーなことが起こった時に対応できませんし、仕事へのモチベーションも上がらず、というか分からず終いでまた再転職、ということにもなりかねません。
まとめ
今回は引継ぎが不十分であった時の方法でしたが、やはり毎日の大半を過ごす職場なのですから、人間関係が良好でないと過ごしにくいですよね?
自分で調べる方法を紹介してきましたが、好き勝手に自分流の仕事をしていては、周りの人より浮いてしまう存在になってしまいます。
どうしても職場に詳しい人がいない時の対処法としてみてくださいね。
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